Hoe gebruik je ChatGPT prompts in je bedrijf? 25 voorbeelden

De meeste ondernemers gebruiken ChatGPT als een slimme zoekbalk. Daardoor krijgen ze antwoorden die op iedereen passen, behalve op hun eigen bedrijf.

ChatGPT prompts zijn de instructies die je aan een AI-assistent geeft om een taak uit te voeren. Een goede zakelijke prompt bevat naast de opdracht ook een rol, context over je bedrijf en de gewenste vorm van het antwoord.

Hieronder vind je 25 prompts, geordend op de taken die je als ondernemer echt hebt: offertes, leadopvolging, klantvragen, administratie en marketing. Ze komen uit onze dagelijkse praktijk, zijn geschreven in natuurlijk Nederlands en bij elke prompt staat waarom hij zo is opgebouwd. Zo leer je prompten in plaats van kopiëren.

Wat maakt een goede ChatGPT prompt?

Een goede ChatGPT prompt vertelt de AI wie hij moet zijn, wat hij over jouw situatie moet weten, wat hij moet doen en hoe het resultaat eruit moet zien. Ontbreekt een van die vier, dan vult de AI het gat met een gemiddelde, en daar komt de generieke toon vandaan.

De vier bouwstenen van een prompt

Elke prompt in dit artikel volgt dezelfde opbouw. Herken je die, dan pas je elke prompt makkelijk aan op je eigen bedrijf.

De rol staat bewust vooraan. Alles wat daarna komt, leest de AI door die bril.

Welke drie technieken maken het grootste verschil?

Drie technieken kosten één regel tekst en leveren het grootste kwaliteitsverschil op:

• Geef een voorbeeld van de gewenste output. Eén zin in jouw stijl zegt meer dan tien regels uitleg over toon. Je ziet dit terug in zeven van de 25 prompts.
• Laat de AI eerst vragen stellen. De zin 'stel me eerst drie vragen voordat je begint' laat de AI de context ophalen die je vergat.
• Knip grote taken in tweeën. Laat eerst een structuur voorstellen en pas daarna uitwerken, zodat je tussendoor kunt bijsturen.

Wie dieper wil, komt uit bij prompt engineering, de vakdiscipline achter het ontwerpen van prompts. Voor dagelijks zakelijk gebruik dekken deze bouwstenen en technieken het grootste deel van je taken.

Werken deze prompts in elke AI-tool?

Ja. Alle prompts zijn modelonafhankelijk en werken in ChatGPT, Claude, Google Gemini en Microsoft Copilot, waardoor ze een modelupdate overleven. De lijst is gecontroleerd in november 2026 en we herzien hem elk halfjaar. Welke tool bij je past, lees je in ons artikel over ChatGPT-alternatieven.

Hoe gebruik je deze 25 prompts in 5 stappen?

Je kiest één bedrijfsproces, vult de invulvelden tussen haken in en schaaft het resultaat bij in gesprek met de AI. Dit stappenplan voorkomt dat je alles één keer probeert en daarna vergeet.

1. Kies het proces waar je de meeste tijd aan kwijt bent. Begin bij de taak die je deze week toch moet doen. Volgens het CBS zetten Nederlandse bedrijven die AI gebruiken het het vaakst in voor marketing of verkoop (35 procent), voor veel lezers een logisch startpunt.
2. Vul elk veld tussen haken in. Een leeg veld is precies de plek waar de AI gaat gokken.
3. Leg je bedrijfscontext één keer vast. Zet branche, doelgroep, regio en tone of voice in de aangepaste instructies of een projectmap van je AI-tool.
4. Verfijn in gesprek, niet opnieuw. Zeg 'korter en minder formeel' in hetzelfde gesprek; de AI bouwt voort op wat er staat.
5. Controleer en bewaar. Check bedragen, data en namen voordat iets naar een klant gaat, en sla goede prompts op in een gedeeld teamdocument.

Waar begin je als je nog niet met AI werkt?

Begin met een prompt uit het blok leadopvolging: korte teksten, snel resultaat en makkelijk te controleren. Je bent daarin niet de enige starter. Volgens het CBS gebruikte in 2025 13,8 procent van de Nederlandse microbedrijven (2 tot 9 werkzame personen) AI-technologie, tegenover 29,8 procent in het MKB met 10 tot 249 werkzame personen.

Welke prompts gebruik je voor offertes en leadopvolging?

Hier werken prompts die de AI jouw feiten laten gebruiken en hem verbieden zelf bedragen of beloftes te verzinnen. Een goede tekst levert hier direct omzet op, een verkeerd bedrag kost direct geld. Wil je het hele traject aanpakken, lees dan hoe je offertes maakt met AI.

Prompts voor offertes

Prompt 1 en 2 laten zien hoe je een grote taak in twee stappen knipt. Gebruik ze na elkaar in hetzelfde gesprek.

Prompt 1: offertestructuur voorstellen (stap 1 van 2)

Je bent een ervaren accountmanager in de [branche]. Ik maak een offerte voor [type klant] die [vraag van de klant] wil. Budget: [bedrag of onbekend]. Stel me eerst drie vragen. Stel daarna een structuur voor met kopjes en per kopje één zin inhoud. Schrijf de offerte nog niet uit.

Waarom het werkt: je schrapt of verschuift onderdelen terwijl dat nog niets kost.

Prompt 2: offerte uitwerken (stap 2 van 2)

Werk de structuur hierboven uit. Toon: zakelijk maar persoonlijk, je-vorm. Gebruik alleen deze prijzen excl. btw: [posten en bedragen]. Levertijd: [termijn]. Geldigheid: [aantal] dagen. Schrijf de inleiding in deze stijl: 'Bedankt voor het goede gesprek van dinsdag. Hieronder lees je hoe we [resultaat] voor je realiseren.' Verzin geen bedragen, data of garanties.

Waarom het werkt: de voorbeeldzin legt de toon vast, de slotregel voorkomt beloftes die jij nooit deed.

Prompt 3: offerte opvolgen na stilte

Schrijf een opvolgmail voor een offerte over [onderwerp] die ik [aantal] dagen geleden stuurde aan een [functie]. De klant twijfelde over [twijfelpunt]. Maximaal 80 woorden, eindig met één concrete vraag, niet 'ik wilde even checken'. Geef drie varianten: direct, behulpzaam en met een nieuwe invalshoek.

Waarom het werkt: het twijfelpunt maakt de mail over de klant. Echte uitkomst: 'Hoi Sandra, je twijfelde over de planning in maart. We kunnen de eerste fase zonder meerprijs naar april schuiven. Zal ik donderdag bellen?'

Prompt 4: reageren op 'te duur'

Je bent een verkoper die nooit korting geeft zonder iets terug te vragen. Een klant reageert op mijn offerte van [bedrag excl. btw] met: '[reactie]'. Geef drie antwoorden: één die de waarde uitlegt, één die de scope verkleint en één die een tegenprestatie vraagt. Maximaal 120 woorden per optie.

Waarom het werkt: zonder deze rol biedt de AI vaak meteen korting aan.

Prompt 5: offerte laten checken

Lees deze offerte als een kritische inkoper. Noem maximaal vijf plekken waar een klant afhaakt of vragen stelt. Herschrijf niets, geef per punt een verbetervoorstel. [offerte, klantnaam vervangen door 'klant']

Waarom het werkt: je krijgt een controlelijst in plaats van een nieuwe tekst die je opnieuw moet lezen.

Prompts voor leadopvolging

Bij leads draait het om snelheid en relevantie. Deze prompts helpen je binnen een uur een doordachte reactie te sturen.

Prompt 6: eerste reactie op een aanvraag

Aanvraag via ons contactformulier: [samenvatting, zonder naam of contactgegevens]. Wij zijn een [bedrijfstype] in [regio]. Schrijf een reactie: bedank, toon begrip, stel twee vragen voor een prijsindicatie en stel een belmoment voor. Schrijf in de stijl van deze mail van ons: '[mail die goed werkte]'.

Waarom het werkt: een eigen mail als voorbeeld laat de reactie klinken als jouw bedrijf.

Prompt 7: vragen voor een kennismakingsgesprek

Je bent salescoach voor het MKB. Morgen spreek ik een [functie] van een [branche]-bedrijf over [dienst]. Geef tien vragen in drie blokken: situatie, probleem en beslissing. Markeer de twee vragen die bepalen of dit een serieuze lead is.

Waarom het werkt: het blok beslissing dwingt je naar budget en beslisproces te vragen.

Prompt 8: aantekeningen naar follow-upmail

Maak van mijn gespreksaantekeningen een follow-upmail met drie bullets over wat de klant wil, de vervolgstap met datum en wat ik vooraf aanlever. Neem alleen op wat in de aantekeningen staat. [aantekeningen, namen vervangen door 'klant']

Waarom het werkt: de laatste regel voorkomt dat de AI afspraken toevoegt die nooit zijn gemaakt.

Prompt 9: LinkedIn-bericht na een netwerkevent

Ik sprak een [functie] op [evenement] over [onderwerp]. Schrijf een LinkedIn-bericht van maximaal 300 tekens, zonder verkooppraatje, eindigend met een lichte vraag. Toon: 'Leuk je te spreken bij de ondernemersborrel. Je verhaal over de personeelsplanning bleef hangen; hoe pakken jullie dat nu aan?'

Waarom het werkt: zonder voorbeeld schrijft AI dit vrijwel altijd te formeel.

Prompt 10: slapende leads reactiveren

Ik heb onbeantwoorde offertes over: [onderwerpen, geen namen]. Schrijf een reactivatiemail die eerlijk benoemt dat het stil werd, één nieuwe reden geeft om te kijken ([nieuw aanbod of planning]) en de klant makkelijk nee laat zeggen. Maximaal 100 woorden.

Waarom het werkt: een nee mag, dat verlaagt de drempel om te reageren en schoont je pijplijn op.

Welke prompts helpen bij klantvragen en administratie?

Hier helpen prompts die de AI een vaste structuur en jouw feiten geven, en hem laten markeren wat hij niet weet. Dit werk komt wekelijks terug, dus een herbruikbare prompt levert de meeste tijd op.

Prompts voor klantvragen en klachten

De toon is hier net zo belangrijk als de inhoud, zeker als je persoonlijk wilt blijven in je klantenservice. Daarom bevat elke prompt een regel over wat je niet wilt.

Prompt 11: klacht beantwoorden

Je bent klantenservicemedewerker bij een [branche]-bedrijf. Klacht: [kern, zonder persoonsgegevens]. Wat er gebeurde: [jouw versie]. Aanbod: [oplossing]. Schrijf een antwoord dat eerst erkent, dan uitlegt zonder te verdedigen en eindigt met oplossing en datum. Niet 'excuses voor het ongemak'. Stel eerst twee vragen als iets onduidelijk is.

Waarom het werkt: erkennen, uitleggen, oplossen voorkomt escalatie. Voorbeeldopening: 'Je hebt gelijk dat de monteur pas om 14.00 uur kwam terwijl we 10.00 uur hadden afgesproken.'

Prompt 12: veelgestelde vragen uit je inbox

Groepeer deze twintig geanonimiseerde klantvragen in maximaal zes onderwerpen, tel per onderwerp hoe vaak het voorkomt en schrijf per onderwerp een standaardantwoord van maximaal 60 woorden. Markeer ontbrekende informatie met [AANVULLEN].

Waarom het werkt: [AANVULLEN] dwingt de AI gaten te tonen in plaats van ze te vullen.

Prompt 13: concept in je vaste klanttoon

Herschrijf dit concept in onze klanttoon. Voorbeeld van die toon: '[mail die je trots verstuurde]'. Behoud alle feiten, maak het korter en vervang vakjargon door gewone taal. [concept]

Waarom het werkt: elke collega levert zo mails in huisstijl, zonder dat jij herschrijft.

Prompt 14: reageren op een negatieve review

Schrijf een openbare reactie op deze Google-review: '[reviewtekst zonder naam]'. Onze feiten: [feiten]. Maximaal 70 woorden, geen discussie in het openbaar, nodig uit om het via [kanaal] op te lossen, en schrijf zo dat een toekomstige klant vertrouwen krijgt.

Waarom het werkt: je schrijft voor de mensen die de reactie later lezen, niet voor de boze reviewer.

Prompt 15: meerwerk vriendelijk benoemen

Een klant vraagt om [extra werk] buiten de afgesproken scope. Schrijf een mail die uitlegt dat dit meerwerk is, [bedrag excl. btw] noemt en twee opties geeft: nu toevoegen of later. Voorbeeldopening: 'Goed idee, en het past prima in het project. Het valt wel buiten de huidige afspraak, dus ik zet op een rij wat het betekent.'

Waarom het werkt: twee opties geven een keuze in plaats van een nee.

Prompts voor administratie en planning

In de administratie is AI een voorbereider, geen beslisser. Jij bewaakt feiten en juridische of fiscale keuzes. Wil je verder gaan dan losse prompts, lees dan hoe je je boekhouding automatiseert met AI.

Prompt 16: betalingsherinneringen

Schrijf drie herinneringen voor factuur [nummer] van [bedrag incl. btw], vervallen op [datum]: vriendelijk na 7 dagen, duidelijk na 21 dagen en een laatste. De klant is een [bedrijf of consument]. Bedenk geen wettelijke termijnen of incassokosten; zet daar [JURIDISCHE TEKST].

Waarom het werkt: bij consumenten gelden wettelijke eisen voor incassokosten; die tekst laat je niet aan AI over.

Prompt 17: weekplanning

Je bent mijn operationeel assistent. Taken met duur en deadline: [lijst]. Vaste afspraken: [lijst]. Denkwerk doe ik 's ochtends. Maak een planning in een tabel (dag, tijdsblok, taak) met dagelijks een uur buffer. Zeg welke taken niet passen en wat ik kan delegeren.

Waarom het werkt: wat niet past is het waardevolste deel. Typische uitkomst: 'De websiteteksten (6 uur) passen niet naast twee offertes. Schuif ze naar week 48 of besteed ze uit.'

Prompt 18: overleg naar actiepunten

Maak van deze overlegaantekeningen een tabel met actie, eigenaar, deadline en status. Zonder genoemde eigenaar of deadline zet je [ONBEKEND]. Zet daaronder maximaal drie besluiten. [aantekeningen]

Waarom het werkt: [ONBEKEND] toont welke actie niemand heeft opgepakt.

Prompt 19: vragen voor je boekhouder

Ik heb een [eenmanszaak of bv] en twijfel over [situatie, bijvoorbeeld btw op een dienst aan een klant in België]. Leg in gewone taal uit wat hier speelt en geef vijf vragen voor mijn boekhouder. Geef geen definitief fiscaal advies.

Waarom het werkt: fiscale regels veranderen jaarlijks; betere vragen maken het gesprek met je boekhouder korter.

Prompt 20: werkinstructie schrijven

Maak van mijn uitleg over [taak] een werkinstructie voor een nieuwe medewerker: genummerde stappen, maximaal twee zinnen per stap en een kopje 'Veelgemaakte fouten'. Voorbeeldstap: '3. Kies bij Relatietype voor Debiteur. Kies je Crediteur, dan verschijnt de klant niet in je factuurlijst.' [uitleg]

Waarom het werkt: de voorbeeldstap koppelt elke handeling aan een gevolg, zodat de instructie fouten voorkomt.

Welke marketingprompts werken voor het MKB?

Marketingprompts werken het best als je ze voedt met echte klantvragen, echte projecten en een voorbeeld van je eigen stijl. Zonder die input krijg je tekst die op elke concurrent past. Wil je AI structureel teksten laten schrijven, dan behandelen we die werkwijze in een apart artikel over teksten schrijven met AI.

Prompts voor werving en content

De AI ordent en formuleert, jij levert de inhoud.

Prompt 21: vacaturetekst

Je bent recruiter voor een [branche]-bedrijf in [plaats]. Schrijf een vacature voor [functie]. Taken: [3 tot 5]. Waarom mensen hier blijven: [eerlijke redenen]. Salaris: [bandbreedte]. Geen clichés als 'dynamische omgeving'. Stel me eerst drie vragen over de ideale kandidaat.

Waarom het werkt: eerlijke redenen onderscheiden je, de vragen vooraf halen vergeten eisen boven.

Prompt 22: contentkalender

Je bent marketeer voor een [bedrijfstype] met doelgroep [doelgroep]. Maak een contentkalender voor [maand] in een tabel: week, onderwerp, kanaal, doel en klantvraag. Baseer onderwerpen op deze echte klantvragen: [lijst]. Houd rekening met [seizoen of actie].

Waarom het werkt: echte klantvragen geven onderwerpen met vraag. Combineer hem met prompt 12.

Prompt 23: LinkedIn-post uit een klantproject

Schrijf een LinkedIn-post over een project voor [type klant, geanonimiseerd]. Probleem: [x]. Aanpak: [y]. Resultaat: [z, alleen echte cijfers]. Volg de opbouw en toon van: '[eigen post die goed liep]'. Maximaal 200 woorden, eindig met een vraag.

Waarom het werkt: je best presterende post is het beste voorbeeld, en 'alleen echte cijfers' voorkomt opgepoetste resultaten.

Prompt 24: nieuwsbrief uit losse updates

Maak van deze updates een nieuwsbrief: [updates]. Geef vijf onderwerpregels van maximaal 45 tekens. Opbouw: persoonlijke opening, drie korte blokken met tussenkop, één actie. Schrijf zoals een eigenaar praat, niet als een marketingafdeling.

Waarom het werkt: de laatste regel haalt de reclametoon eruit die nieuwsbrieven ongelezen laat.

Prompt 25: dienstpagina herschrijven

Herschrijf onze dienstpagina over [dienst] zo dat de eerste alinea in twee zinnen zegt wat we doen, voor wie en waar. Voeg vijf klantvragen met korte antwoorden toe. Gebruik alleen informatie uit de tekst en markeer gaten met [AANVULLEN]. [tekst]

Waarom het werkt: een directe opening en een vragenblok maken je pagina leesbaarder en beter citeerbaar voor AI-zoekmachines.

Wat zet je niet in een AI prompt?

In een AI prompt zet je geen persoonsgegevens van klanten of medewerkers, tenzij je een zakelijke versie gebruikt met een verwerkersovereenkomst. Vrijwel elke promptlijst slaat dit over, terwijl de AVG gewoon geldt voor wat je in een chatvenster plakt.

De drie privacyregels bij zakelijk prompten

Deze regels hangen bij ons naast elke gedeelde promptlijst:

1. Geen persoonsgegevens zonder verwerkersovereenkomst. Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, BSN, gezondheidsinformatie en klantdossiers horen niet in een gratis of persoonlijk account. Vervang ze door 'klant' of 'medewerker A'.
2. Zet trainen op je invoer uit. In ChatGPT via Instellingen, Gegevensbeheer, waar je de optie om het model voor iedereen te verbeteren uitzet. Claude, Gemini en Copilot hebben vergelijkbare instellingen; controleer bij zakelijke abonnementen de voorwaarden.
3. Controleer output voordat het je bedrijf verlaat. Een AI-tekst is een concept, pas na jouw controle is het een bericht van jouw bedrijf.

Waarom controleer je elk feit voordat het naar een klant gaat?

Omdat AI vaker achterloopt dan verzint. Uit eigen onderzoek van Timmermans Media (juli 2026) naar 1917 antwoorden over 37 Nederlandse merken blijkt dat 62% van alle foute antwoorden verouderde informatie bevatte en slechts 11% een echte hallucinatie was. Tijdgevoelige feiten zoals prijzen, tarieven en aanbod gingen bij 6,8% van de vragen fout, stabiele feiten bij 2,5%.

Daarom eindigt elke klantgerichte prompt bij ons met dezelfde handeling: controleer bedragen, data en namen voordat je verstuurt.

Wanneer wordt een prompt een automatisering?

Een prompt wordt een automatisering zodra je hem elke week met dezelfde soort input herhaalt. Dan ben jij het onderdeel dat kopieert en plakt, en dat kan een systeem overnemen; hoe dat werkt, lees je in ons artikel over bedrijfsprocessen automatiseren met AI. Eerst moet de prompt wel goed genoeg zijn om te bewaren.

Hoe maak je van losse prompts een teamsjabloon?

De kleinste vorm van AI-borging is een gedeeld document met de tien beste prompts van je team:

• Eén kop per bedrijfsproces, dezelfde indeling als hierboven.
• Invulvelden tussen haken intact, zodat een collega ziet wat hij moet aanleveren.
• Per prompt een eigenaar, de datum van de laatste aanpassing en een regel 'werkt het best als...'.
• Een vast herzieningsmoment, gekoppeld aan je maandelijkse contentkalender.

Welke signalen wijzen op de volgende stap?

Automatiseren loont als je deze signalen herkent:

• Je gebruikt dezelfde prompt meer dan één keer per week.
• De input komt altijd uit dezelfde bron, zoals je inbox of CRM.
• De output gaat altijd naar dezelfde plek, zoals een conceptmail.
• Meerdere collega's voeren dezelfde prompt elk op hun eigen manier uit.

Een voorbeeld uit onze praktijk: voor Practivo, een backend voor fysiotherapiepraktijken, bouwden we een slim inbox-systeem met afspraakherinneringen, opvolging na behandelingen en AI-gedreven antwoordsuggesties. In feite zijn dat prompt 11, 12 en 13, maar gekoppeld aan WhatsApp en e-mail. Hoe je AI als traject invoert, lees je in ons artikel over AI implementeren.

Gebruik je team een of meer van deze prompts elke week opnieuw? Timmermans Media zoekt in een AI-automatisering quickscan van 495 euro uit welke prompts je kunt koppelen aan je inbox, CRM of WhatsApp, en wat dat aan tijd oplevert. Mail info@timmermansmedia.nl voor een vrijblijvend gesprek.