RPA (Robotic Process Automation)

Hoe werkt RPA?

Een softwarebot communiceert met applicaties via de gebruikersinterface, net zoals een mens dat doet: inloggen, navigeren, gegevens kopiëren, op knoppen klikken. Het grote voordeel is dat dit werkt bovenop bestaande systemen, zonder dat je dure nieuwe IT-koppelingen of API's hoeft te bouwen. Daardoor is RPA relatief snel in te zetten, ook op oudere software die geen moderne koppelingen ondersteunt, zoals verouderde boekhoudpakketten of interne systemen die al jaren ongewijzigd draaien.

Wat is het verschil tussen RPA en AI?

RPA volgt strikte, vooraf gedefinieerde regels op gestructureerde data: als dit gebeurt, doe dat. Kunstmatige intelligentie leert juist van data, herkent patronen en neemt beslissingen op basis van ongestructureerde data, zoals vrije tekst in een e-mail. RPA is als het ware de handjes die uitvoeren, AI is het brein dat interpreteert. De twee technologieën vullen elkaar steeds vaker aan.

Wat zijn attended en unattended RPA?

Bij unattended RPA draaien bots volledig zelfstandig op de achtergrond, geactiveerd door een planning of voorwaarde, bijvoorbeeld nachtelijke factuurverwerking zonder dat er iemand bij hoeft te zijn. Bij attended RPA werkt de bot juist samen met een medewerker bij complexere taken en wordt hij handmatig gestart, bijvoorbeeld tijdens een klantgesprek in een callcenter waarbij de bot op de achtergrond gegevens opzoekt. Sommige bedrijven combineren beide vormen in een hybride opzet, waarbij bepaalde stappen automatisch lopen en andere bewust door een medewerker worden gestart.

Waarvoor wordt RPA gebruikt?

RPA is vooral geschikt voor herhaalbaar, regelgebaseerd werk: facturen uitlezen en controleren tegen de inkooporder, gegevens invoeren en extraheren, data valideren tussen systemen, rapporten genereren en klantgegevens bijwerken in meerdere systemen tegelijk. Voor een MKB ondernemer is factuurverwerking vaak het meest herkenbare voorbeeld: een bot leest de factuurgegevens uit, controleert ze tegen de inkooporder en registreert het resultaat automatisch in het boekhoudsysteem, zonder dat iemand dit handmatig hoeft over te typen.

RPA is een vorm van procesautomatisering, en zodra je RPA combineert met AI om ook ongestructureerde data te verwerken, spreek je van AI-automatisering. Voor de meeste MKB bedrijven is RPA een logisch startpunt: het levert snel resultaat op afgebakende, repetitieve taken, voordat je toewerkt naar complexere AI-gedreven automatisering. Benieuwd of RPA past bij jouw bedrijf? Bekijk onze AI oplossingen voor bedrijven.