Administratie automatiseren met AI
Administratie en facturatie automatiseren met AI
Facturen verwerken, bonnetjes scannen, boekhouding bijwerken. Je besteedt er uren per week aan en het is foutgevoelig werk. AI neemt het over: sneller, nauwkeuriger en zonder dat je er naar hoeft om te kijken.
Voor en na AI-automatisering
Het verschil dat AI maakt
Concreet, meetbaar en herkenbaar. Zo ziet de dagelijkse praktijk eruit voor en na het implementeren van AI-automatisering.
Office manager verwerkt 50 inkoopfacturen per week handmatig in Exact Online
AI leest, categoriseert en boekt alle facturen automatisch. Verwerking in minuten
Ondernemer bewaart bonnetjes in een schoendoos en verwerkt ze eens per kwartaal
Foto van bonnetje maken, AI herkent bedrag en categorie en boekt het direct
Boekhouder besteedt 2 uur per week aan het matchen van betalingen met facturen
AI matcht betalingen automatisch en signaleert alleen de uitzonderingen
Het probleem
Administratie kost tijd, energie en maakt fouten
Elke ondernemer en office manager kent het: de stapel facturen die verwerkt moet worden, bonnetjes die ingescand moeten worden, betalingen die gematcht moeten worden. Het is werk dat moet gebeuren, maar niemand vindt het leuk. En fouten sluipen er makkelijk in.
Een verkeerd bedrag overgetypt, een factuur in de verkeerde categorie geboekt, een btw-tarief dat niet klopt. Kleine fouten die grote gevolgen kunnen hebben bij een belastingcontrole. En hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer administratie er is.
AI-automatisering lost beide problemen op. Facturen worden automatisch gelezen, gecategoriseerd en verwerkt. Bonnetjes worden gescand en direct aan de juiste boekingspost gekoppeld. Betalingen worden automatisch gematcht. Foutloos en in een fractie van de tijd.
Waarom bedrijven hun administratie met ons automatiseren
- Koppeling met Exact, Moneybird, Twinfield, Xero en andere boekhoudpakketten
- AI die facturen leest, ook als ze slecht gescand of handgeschreven zijn
- Automatische categorisering op basis van je bestaande boekhouding
- Signalering van fouten en afwijkingen voordat ze problemen veroorzaken
- AVG-compliant: je data wordt veilig en vertrouwelijk verwerkt
5-10 uur
per week bespaard op administratie
-90%
minder fouten in de boekhouding
Real-time
inzicht in je financiele situatie
Wat we bouwen
Een administratie die zichzelf draait
We analyseren je administratieve processen en bouwen AI-workflows die de repetitieve taken overnemen. De AI leest facturen (ook handgeschreven of slecht gescande), herkent de relevante gegevens en verwerkt ze in je boekhoudsysteem.
Maar het gaat verder dan alleen invoeren. De AI controleert of bedragen kloppen, signaleert dubbele facturen, categoriseert uitgaven automatisch en bereidt je btw-aangifte voor. Jij of je boekhouder hoeft alleen nog te controleren en goed te keuren.
- Automatische factuurverwerking: inlezen, categoriseren en boeken
- Bonnetjes scannen en koppelen aan de juiste kostenpost
- Betalingen automatisch matchen met openstaande facturen
- Btw-berekening en voorbereiding van aangifte
- Signalering van afwijkingen, dubbele facturen en ontbrekende documenten
Het resultaat
Meer controle, minder werk, nul fouten
Bedrijven die hun administratie automatiseren besparen gemiddeld 5 tot 10 uur per week. Maar de grootste winst zit niet in tijd. Het zit in nauwkeurigheid. Geen verkeerd overgetype bedragen meer, geen gemiste facturen, geen stress voor de btw-aangifte.
En je hebt altijd actueel inzicht in je financiele situatie. Niet eens per maand als de boekhouder klaar is, maar real-time. Hoeveel staat er open? Wat zijn je uitgaven deze maand? Welke klant betaalt te laat? De data is er altijd.
AI-automatisering per branche
FAQ
Veelgestelde vragen
Welke boekhoudpakketten worden ondersteund?+
We integreren met alle gangbare Nederlandse boekhoudpakketten: Exact Online, Moneybird, Twinfield, Xero, Visma eAccounting en meer. Als je pakket een API heeft, kunnen we het koppelen.
Kan de AI ook handgeschreven facturen lezen?+
Ja. We gebruiken geavanceerde OCR (optical character recognition) gecombineerd met AI om ook handgeschreven, slecht gescande of ongestructureerde facturen te lezen. De nauwkeurigheid is 95%+ en verbetert naarmate het systeem meer facturen verwerkt.
Hoe zit het met de AVG en vertrouwelijkheid?+
We nemen privacy zeer serieus. Alle data wordt verwerkt op beveiligde servers binnen de EU. We tekenen een verwerkersovereenkomst en je data wordt niet gedeeld met derden of gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
Wat als de AI een fout maakt?+
Menselijke controle blijft altijd onderdeel van het proces. De AI verwerkt en categoriseert, maar jij of je boekhouder keurt goed. Bij twijfel markeert de AI een item voor handmatige review. In de praktijk maakt de AI aanzienlijk minder fouten dan handmatige verwerking.
Hoe lang duurt de implementatie?+
Een basisopzet (factuurverwerking en categorisering) kan binnen 2 weken live staan. Een volledig geautomatiseerde administratie met alle integraties duurt 4 tot 8 weken. We starten altijd met het proces dat de meeste tijd bespaart.
Is dit geschikt voor kleine bedrijven of alleen voor grote?+
AI-administratie is geschikt voor elk bedrijf dat meer dan 20 facturen per maand verwerkt. Voor zzp'ers en kleine mkb'ers is het vaak de oplossing om geen boekhouder meer nodig te hebben voor de dagelijkse verwerking. Voor grotere bedrijven bespaart het FTE's op de financiele afdeling.
Onze klanten
Meer dan 60 bedrijven gingen je voor
Van startups tot gevestigde merken. We helpen bedrijven vindbaar blijven
Reviews
Wat klanten ervaren
I've been working with Matt as our freelance Dutch translator at Zenchef, and I couldn't be more satisfied. He's reliable, fast, and delivers consistently high-quality work. I especially appreciate his attention to detail and ability to adapt to our tone of voice. Highly recommended!
Eve-Anne Collomb
Zenchef
Ik kan simpel zijn, Matt is de koning van teksten schrijven. Professioneel, flexibel en betrouwbaar. Wij zijn al een jaar met hem in zee en erg tevreden over zijn werk en input.
Armijn Meijer
Game.nl
We've been working with Timmermans Media on cryptocurrency-related blog articles for our guide and have had a very good experience. The content quality was solid, delivery on time, and only minimal corrections were needed. A reliable partner for crypto content creation.
Oliver Korda
Cryptoradar
Matt heeft een aantal ijzersterke teksten voor ons crypto platform verzorgd. Professioneel, snel en altijd van hoge kwaliteit.
David van Gaalen
Crypto.be
Matt heeft voor Vincentius een mooie moderne website ontworpen waarmee we heel blij zijn. Snel, professioneel en meedenkend.
Rob Hulskes
Vincentiusvereniging Boxtel
Matt is een topper! Technisch sterk, werkt snel en erg behulpzaam. Samenwerking bevalt erg goed. Idem voor het sparren over hoe problemen te vertalen naar concrete oplossingen. Een duizendpoot met skills in website dev, SEO, content writing en meer. Aanrader om mee te werken!
Bastiaan Konijnenbelt
The Vitality School
Klaar om te groeien?
Wordt jouw bedrijf al aanbevolen door AI?
De verschuiving van SEO naar GEO is nu aan het gebeuren. Hoe eerder je hierop inspeelt, hoe groter je voorsprong. Plan een gesprek en we bespreken hoe jouw bedrijf vindbaar blijft. In Google én in AI.